Desgraciadamente, tarde o temprano todos deberemos enfrentarnos a la engorrosa y triste tarea de tramitar la herencia de un allegado.

Dicha labor, que a priori puede parecer sustancialmente sencilla, encierra una serie de trámites que en la práctica suelen suponer auténticos problemas para alguien lego en la materia.

A través de esta guía, ACTIOLEGIS quiere simplificar el camino de aquéllos que se enfrentan a esta situación, explicando de forma clara pero detallada cuáles son los pasos que se han de seguir para salir victoriosos de este laberinto legal.

1 DOCUMENTOS IMPRESCINDIBLES PARA COMENZAR LA TRAMITACIÓN

  • CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN.
    Este documento, sin el cual no puede comenzarse la tramitación, suele entregarse a los familiares por la propia funeraria o seguro de decesos. En caso de urgencia o necesidad de mas copias, se solicitará directamente en el registro civil correspondiente al lugar exacto de la defunción.
  • CERTIFICADOS DE ACTOS DE ÚLTIMA VOLUNTAD Y SEGUROS.
    El certificado del registro general de actos de última voluntad es un documento por el cual se comprueba si la persona fallecida otorgó testamento válido en cualquier momento de su vida. El certificado de seguros nos indicará si el fallecido había suscrito algún seguro de vida. Para su obtención deberá abonarse el modelo 790 (tasa de expedición) en el banco, para después solicitarlos al ministerio de justicia, bien de forma presencial (en Madrid, c/ La Bolsa nº 8), bien mediante la plataforma on-line (mju.es). Para la solicitud, es imprescindible llevar el certificado de defunción original.
    *¡¡OJO!! El certificado de actos de última voluntad sólo puede solicitarse transcurridos 15 días desde la defunción.
  • TESTAMENTO (si lo hay).
    Una vez obtenido el certificado de ultimas voluntades y comprobada la existencia de testamento, debe solicitarse una copia autorizada del mismo en la notaria en la cual se hubiera formalizado. En caso de inexistencia de la citada notaría (por fallecimiento/jubilación del notario o antigüedad del documento), deberá acudirse al Colegio Notarial de la provincia en el que se otorgó con el fin de conocer el lugar en el que se encuentra dicho testamento. Deberá acudir entonces un heredero con el certificado de defunción original y el certificado de actos de última voluntad para solicitar la misma.
  • Si no hay testamento, hay que hacer UNA DECLARACION DE HEREDEROS
    En el Notario, con la siguiente documentación y dos testigos (certificado defunción, ultimas voluntades, libro de familia, certificado de matrimonio del fallecido, de nacimiento de los hijos y de defunción del cónyuge o hijos que hayan fallecido antes o después y empadronamiento del fallecido). Fijada día y hora para la firma, deberá acudir un heredero con los testigos y firmar el acta de notoriedad, la cual será entregada a dicho heredero transcurrido un mes desde la firma.
    Hay que tener en cuenta que, si no hay testamento, el Notario declarará herederos en la siguientes proporciones (en derecho común. Los territorios con derecho foral propio no siguen estas normas):
    a) si concurren viuda/o e hijos del fallecido, la viuda/el viudo recibirá el usufructo de 1/3 de la herencia y los hijos, el resto a partes iguales.
    b) si concurren sólo hijos del fallecido, heredarán a partes iguales toda su herencia.
    c) si concurren sólo los padres del fallecido, heredan por partes iguales toda su herencia.
    d) si concurren viuda/o y padre/s del fallecido, el viudo hereda el usufructo de ½ de la herencia.
    e) en defecto de hijos y padres, hereda el viudo/la viuda toda la herencia del fallecido.
    f) si el fallecido no tuviese hijos, ni cónyuge ni padres, heredan los hermanos y a falta de éstos, los sobrinos y si tampoco existen, heredan los demás colaterales más cercanos, hasta el 4º grado (primos hermanos) como máximo.

2 OBTENCIÓN DE LOS DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS BIENES DEL FALLECIDO, AL OBJETO DE HACER UN INVENTARIO DE LOS MISMOS

Una vez obtenida la documentación mencionada en el paso anterior, debemos proceder a recopilar los documentos relativos a los bienes que forman parte de la herencia.

  • Deben recopilarse las ESCRITURAS de los inmuebles que hubiera a nombre del fallecido o de su cónyuge y clasificarse en función de su origen (privativo o ganancial). En caso de pérdida de dichas escrituras, deberá solicitarse nota simple informativa en el Registro de la Propiedad correspondiente a cada inmueble. Hay que tener en cuenta la existencia o no de cargas (hipotecas, arrendamientos…) en los mismos, con el fin de proceder a la cancelación de dichas cargas en caso de realización de la escritura de aceptación de herencia, si ello fuera posible
  • Deben también obtenerse LOS RECIBOS DE IBI (DEL ÚLTIMO EJERCICIO) de todos los inmuebles, fincas etc aunque no haya escrituras de dichos inmuebles. En el caso de no poseer dicho recibo (en el que deberá constar el valor catastral y la identificación de la finca) deberá acudirse al Ayuntamiento correspondiente al lugar de localización del inmueble al objeto de pedir un certificado de titularidad catastral
  • Si hay vehículos a nombre del fallecido, debe recogerse también LA FICHA TECNICA del mismo. En caso de resultar imposible su obtención, deberá solicitarse un duplicado en Tráfico.
  • También hay que obtener los CERTIFICADOS DE SALDOS de posiciones en los bancos donde el fallecido hubiera tenido cuenta o depósitos, valores etc, llevando el certificado de defunción, ultimas voluntades y testamento/libro de familia. En ellos se reflejan todos los productos bancarios que tuviese el fallecido a fecha de defunción, con expresión de los titulares. En ocasiones dicho certificado se entrega en el momento, pero es habitual que la entidad bancaria tarde unos días en entregarlo.
  • Si el fallecido tuviera seguros de vida, hay que solicitar igualmente un CERTIFICADO DEL IMPORTE DEL SEGURO DE VIDA, que se obtiene en el banco/aseguradora, previa presentación del certificado de defunción, últimas voluntades, testamento/declaración de herederos y copia de los DNI de los beneficiarios. La aseguradora o la entidad bancaria debe emitir este certificado en el que conste, debidamente desglosada, la cantidad correspondiente a cada uno de los beneficiarios de dicho seguro. Normalmente la entidad tarda varios días en entregarlo.
  • Finalmente, y de ser el caso, debe recopilarse la DOCUMENTACION RELATIVA A CUALQUIER OTRO BIEN que tuviera el fallecido (por ejemplo, participaciones o acciones de empresas no cotizadas, bienes muebles valiosos, joyas, aeronaves o embarcaciones, etc)

3 PREPARACIÓN Y FIRMA DE LA ESCRITURA DE ACEPTACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE HERENCIA (NECESARIA SÓLO EN EL CASO DE EXISTIR BIENES INMUEBLES A NOMBRE DEL FALLECIDO) O CUADERNO PARTICIONAL PRIVADO

Cuando se haya recopilado toda la documentación del punto 2, llega el momento de acudir a la notaría (la que se quiera).

  • Posteriormente y con toda la documentación anterior, un heredero debe acudir a un notario (cualquiera) para realizar la ESCRITURA DE ACEPTACIÓN Y ADJUDICACION DE BIENES. Deberá plantearse al notario el reparto de la herencia que se pretende, contando con la aprobación de todos los herederos y teniendo en cuenta las valoraciones de los bienes y la implicación fiscal que dichas valoraciones y su reparto conllevan, tanto a nivel estatal, como a nivel autonómico o local
  • TODOS LOS HEREDEROS DEBERÁN ACUDIR EL DÍA SEÑALADO PARA LA FIRMA (en caso de imposibilidad, podrán ser representados mediante apoderamiento especial para ello), o bien proceder con carácter previo a la renuncia de la herencia, si ello fuese el deseo de algún heredero, mediante escritura notarial de renuncia.
  • EN CASO DE QUE ALGÚN HEREDERO SEA MENOR O SE ENCUENTRE INCAPACITADO, será representado por su tutor/guarda legal, debiendo existir, con carácter previo, la correspondiente Sentencia de determinación de la tutela en caso del heredero incapacitado.
  • Si se opta por no firmar escritura pública de aceptación y adjudicación de herencia, ha de elaborarse un CUADERNO PARTICIONAL PRIVADO. Se trata de una especie de contrato de partición por escrito que los herederos pueden firmar en el que acuerdan el modo y forma de llevar a cabo la división de los bienes de la herencia.
    *¡¡OJO!! Si se utiliza este medio y hay inmuebles en la herencia, éstos no se podrán transmitir hasta que no se realice ante Notario la escritura pública de aceptación y adjudicación de herencia.

4 LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS QUE HA DE LLEVARSE A CABO UNA VEZ FIRMADA LA ESCRITURA DE REPARTO O EL DOCUMENTO PRIVADO

Una vez firmada la escritura de aceptación de herencia o el reparto en documento privado, llega el temido momento de vérselas con… Hacienda.

  • LIQUIDACION DEL IMPUESTO SOBRE SUCESIONES Y/O DONACIONES (MODELO 650/651). Una vez obtenida la copia autorizada de la escritura, o en defecto de ésta, una vez elaborado el documento privado, se procederá a autoliquidar el Impuesto sobre Sucesiones en la oficina liquidadora de la Comunidad Autónoma correspondiente al domicilio del fallecido, que regularmente se encuentra en el Registro de la Propiedad (en el caso de residencia en pueblos) o en la Central Autonómica (en Madrid, Paseo General Martínez Campos nº 30). Dicho impuesto grava la cantidad que cada heredero recibe por herencia o seguros de vida y dependiendo de la Comunidad Autónoma pueden aplicarse diferentes deducciones y bonificaciones (en el caso de Madrid, el 99%), todo ello teniendo en cuenta el grado de parentesco y si el heredero es residente o no en España. Se trata de un modelo de autoliquidación, lo que implica que debe ser cumplimentado por el heredero y debe acompañarse de original y copia de la defunción, ultimas voluntades, testamento/declaración de herederos y escritura de aceptación de herencia o, en defecto de ésta, cuaderno particional privado y original y copia de toda la documentación relativa a los bienes.
  • LIQUIDACION DEL IMPUESTO SOBRE EL INCREMENTO DE VALOR DE LOS BIENES INMUEBLES (PLUSVALIA). Una vez liquidado el impuesto anterior, debe liquidarse este impuesto, de carácter municipal, en todos y cada uno de los ayuntamientos en los que el fallecido tuviera bienes inmuebles. En el caso de Madrid, deberá solicitarse cita previa

5 CANCELACIÓN DE CUENTAS Y ACTIVOS BANCARIOS Y COBRO DE SEGUROS DE VIDA. CON EL FIN DE COBRAR LOS PRODUCTOS BANCARIOS O SEGUROS QUE TUVIESE EL FALLECIDO

  • Una vez liquidados los impuestos anteriores, se deberá remitir a las entidades bancarias en las que el fallecido tuviese productos o a las aseguradoras, en su caso, toda la documentación anterior (incluidos los impuestos) con el fin de cancelar las cuentas y cobrar las cantidades que correspondan a la herencia del fallecido o a los seguros de vida. En ocasiones, la entidad bancaria o la aseguradora solicitará a los herederos que realicen un “documento de reparto”, independiente de la escritura de herencia, en el que se establezcan las cantidades que a cada heredero le corresponde y el número de cuenta de ingreso, que deberá ir firmado por éstos. Al cabo de unos días, la entidad bancaria/aseguradora procederá a la entrega de la cantidad correspondiente a cada heredero.

6 CAMBIO DE TITULARIDAD DE VEHÍCULOS Y OTROS BIENES MUEBLES

  • El heredero a cuyo nombre haya de constar los vehículos o resto de bienes muebles acudirá al registro correspondiente (Tráfico en el caso de los primeros) para proceder al cambio de titularidad. En el caso de los vehículos, es necesaria cita previa, obtener la documentación necesaria para la transferencia (toda la documentación anterior, la ficha técnica original y un escrito firmado por todos los herederos aceptando el cambio de titularidad) y abonar la tasa correspondiente.

7 CAMBIO DE TITULARIDAD DE BIENES INMUEBLES

  • INSCRIPCION DE LAS ESCRITURAS EN TODOS Y CADA UNO DE LOS REGISTROS DE LA PROPIEDAD en los que el fallecido tuviera bienes inmuebles. Hay que presentar toda la documentación en cada registro. El registrador tarda varias semanas en dar el visto bueno al cambio de titularidad y puede realizar más o menos requerimientos de documentación. En los casos de herencias con herederos menores o incapaces adjudicadas “por lotes”, se requerirá autorización judicial previa a la inscripción.
    *¡¡OJO!! Este trámite no puede realizarse en el caso de que no se haya realizado escritura pública de aceptación y adjudicación de herencia, salvo en el caso de que en la herencia exista un único heredero.
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